Intitulé du poste : Assistant(e) de direction

Localisation : 37-39 rue Dareau, 75014 PARIS Le poste sera situé à Palaiseau à partir de octobre 2019

Entité/Service : Direction générale / Direction Générale des Services
Poste du supérieur hiérarchique : Directrice générale des services

Contrat : CDI de droit public / Fonctionnaire de catégorie B en position de détachement

Pour tout renseignement : Madame Rachel FRACZ-VITANI Directrice générale des services 01 45 81 70 02 – rachel.fracz-vitani@imt.fr
Monsieur Marc MORELLI Responsable du pôle Développement des compétences, Emploi et Rémunération – 01 45 81 74 53 – marc.morelli@imt.fr

Pour candidater : CV et lettre de motivation à emploi@imt.fr
Il s’agit d’un remplacement

2. MISSION
• Assurer les missions de secrétariat et d’assistanat à la Direction Générale, la Directrice générale des services et la Direction Générale Adjointe en collaboration avec l’Assistante du Directeur Général

3. ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil des interlocuteurs de la Direction générale
– Gère les appels téléphoniques entrants (tiers et les écoles de l’Institut Mines-Télécom)
– Assure l’accueil physique des interlocuteurs du Directeur général, de la Directrice générale des services et du Directeur général adjoint

Secrétariat
– Gère et distribue le courrier entrant adressé aux différents services de la Direction générale
– Transmet les parapheurs pour signature et les restitue aux services émetteurs
– Planifie et participe à l’organisation des réunions
– Assiste les responsables de la Direction générale des services pour l’organisation de réunions (réservation de salles, visioconférence, conférence téléphonique…)
– Rédige et/ou met en forme des documents et notes
– Assure le classement des dossiers et des documents

Gestion des agendas et des déplacements professionnels
– Organise et planifie les agendas du Directeur Général, de la Directrice générale des services et du Directeur Général Adjoint
– Organise les déplacements nationaux et internationaux du Directeur Général, de la Directrice générale des services et du Directeur Général Adjoint, du Délégué au suivi de la stratégie et à l’évaluation de la performance, du Directeur Financier et de toute personne ayant une mission prise en charge par la Direction générale, la Direction générale des services ou la Direction générale adjointe
– Établit les documents nécessaires aux remboursements des frais de missions et assure un suivi des remboursements

Gestion administrative
– Assure la logistique du Conseil d’Administration, des réunions du Collège des Directeurs et de toutes autres réunions de la Direction générale et de la Direction générale adjointe (réservation et configuration de salles, visioconférence, matériel, traiteur…)
– Établit les bons de commandes et service fait des factures sur le logiciel dédié
– Assure la numérotation et le classement des notes de service, instructions et décisions
– Tient l’agenda de réservation d’une salle de réunion de la Direction Générale

4. FORMATION ET COMPÉTENCES
Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :
– Fonctionnaire de catégorie B ou
– Diplôme BAC+2 ou équivalent ou
– Diplôme BAC ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
– Expérience professionnelle ≥ 8ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :
– Qualité d’expression écrite et orale
– Compétences informatiques et bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations, web, outils collaboratifs, imprimante multifonctions…)
– Connaissance de base en gestion
– Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :
– Connaissance de l’environnement enseignement supérieur et recherche, et de l’organisation du secteur public en général

Capacités et aptitudes :
– Discrétion et sens absolu de la confidentialité
– Rigueur et autonomie
– Qualités relationnelles en interne et vis-à-vis de l’extérieur
– Esprit d’initiative et pragmatisme
– Curiosité et intelligence des situations
– Sens des priorités