Poste à pourvoir en CDI de droit public / Fonctionnaire de catégorie B en position de détachement

Localisation : Institut Mines-Télécom
19 place Marguerite Perey 91120 Palaiseau

Entité/Service : Direction générale / Direction Générale des Services

Poste du supérieur hiérarchique : Secrétaire général(e)

Pour tout renseignement : Monsieur Marc MORELLI Responsable du pôle Développement des compétences, Emploi et Rémunération – 01 45 81 74 53 – marc.morelli@imt.fr

Pour candidater : CV et lettre de motivation à emploi@imt.fr

Mission et activités

Assurer les missions de secrétariat et d’assistanat pour le/la Secrétaire général(e) (en collaboration avec l’Assistante de la Directrice Générale et du Directeur Général Adjoint)

Activités principales

Accueil des interlocuteurs de la Direction générale des services (et de la Direction générale, en l’absence de l’assistante dédiée)
– Gère les appels téléphoniques entrants (tiers et les écoles de l’Institut Mines-Télécom)
– Assure l’accueil physique des interlocuteurs de la Directrice générale, de la Directrice générale des services et du Directeur général adjoint

Secrétariat
– Gère et distribue le courrier entrant adressé aux différents services de la Direction générale
– Transmet les parapheurs pour signature et les restitue aux services émetteurs
– Planifie et participe à l’organisation des réunions
– Assiste les responsables de la Direction générale des services pour l’organisation de réunions (réservation de salles, visioconférence, conférence téléphonique…)
– Rédige et/ou met en forme des documents et notes
– Assure le classement des dossiers et des documents

Gestion des agendas et des déplacements professionnels
– Organise et planifie les agendas de la Directrice générale des services (et, en l’absence de l’assistante dédiée, de la Directrice Générale et du Directeur Général Adjoint)
– Organise les déplacements de la Directrice générale des services, du Directeur Financier et de toute personne ayant une mission prise en charge par la Direction générale des services
– Etablit les documents nécessaires aux remboursements des frais de missions et assure un suivi des remboursements

Gestion administrative
– Assure l’organisation administrative et logistique des réunions du Conseil d’Administration : planification des réunions, envoi des convocations et des dossiers de séance aux administrateurs, gestion du dossier sur le site dématérialisé, archivage des délibérations etc …. (4 séances par an + consultations électroniques éventuelles)
– Assure l’organisation logistique de toutes autres réunions organisées par la Direction générale des services (réservation et configuration de salles, visioconférence, matériel, traiteur…)
– Etablit les bons de commandes et service fait des factures sur le logiciel dédié
– Assure la numérotation et le classement des notes de service, instructions et décisions
– Tient l’agenda de réservation de salles de réunion de la Direction Générale (en lien avec une autre assistante)

Formation et compétences

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :
– Fonctionnaire de catégorie B ou
– Diplôme BAC+2 ou équivalent ou
– Diplôme BAC ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
– Expérience professionnelle ≥ 8ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :
– Qualité d’expression écrite et orale
– Compétences informatiques et bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations, web, outils collaboratifs, imprimante multifonctions…)
– Connaissance de base en gestion
– Maitrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :
– Connaissance de l’environnement enseignement supérieur et recherche, et de l’organisation du secteur public en général

Capacités et aptitudes :
– Discrétion et sens absolu de la confidentialité
– Rigueur et autonomie
– Qualités relationnelles en interne et vis-à-vis de l’extérieur
– Esprit d’initiative et pragmatisme
– Curiosité et intelligence des situations
– Sens des priorités
– Goût pour le travail en équipe