Assistant(e) formation et recrutement

Date de mise à jour : 4 décembre 2017

Intitulé du poste : Assistant(e) formation et recrutement

Localisation : Institut Mines-Télécom – 37-39 rue Dareau 75014 Paris
Le poste a vocation à être situé à Palaiseau, au moment du déménagement prévu en 2019

Entité/Service : Direction générale/Direction Générale des Services/Direction des Ressources Humaines

Poste du supérieur hiérarchique : Responsable du pôle Développement des compétences, Emploi
et Rémunération

Catégorie – métier du poste : III – L (Technicien administratif et de gestion)

Catégorie – métier des agents pouvant postuler : III métiers J à M
Il s’agit d’une transformation de poste

Nom et adresse d’envoi du dossier de candidature : emploi@imt.fr

Date limite de candidature : 29/12/2017

 

1. ENVIRONNEMENT DU POSTE
L’institut Mines-Télécom est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche, rattaché au ministère de l’économie et des finances, regroupant les écoles des mines et les écoles Télécom, pour un total de 8 écoles d’ingénieur Sa constitution actuelle est récente, l’intégration des écoles des mines datant du 1er janvier 2017.
La direction générale de l’IMT est chargée de l’orientation stratégique de cet ensemble de 4400 personnes et de la coordination du fonctionnement inter-écoles. Elle comprend une Direction des Ressources Humaines, chargée d’apporter un support aux écoles, par son expertise sur des questions complexes et sa capacité d’animation et de coordination des actions communes.

2. MISSIONS
– Assurer la mise en œuvre de la formation continue du personnel de la Direction Générale et
du plan transverse de formation de l’Institut Mines-Télécom
– Assurer le support au recrutement du personnel de la Direction Générale de l’Institut
– Mettre en œuvre les concours de Maîtres-Assistants et de Professeurs pour lesquels la
Direction Générale a compétence de gestion

3. ACTIVITES PRINCIPALES
3.1 Assurer la mise en œuvre de la formation continue du personnel de la Direction Générale
et du plan transverse de formation de l’Institut Mines-Télécom
Pour la Direction Générale
– Recense et qualifie les besoins de formation exprimés par les agents
– Participe à la recherche des offres de formations correspondant aux besoins et contacte les
prestataires
– Participe à l’élaboration du plan de formation de la Direction Générale
– Informe les agents des décisions prises quant à leurs demandes de formation
Pour l’ensemble de l’Institut
– Participe à l’élaboration du plan de formation transverse
– Recense les besoins des écoles et programme les sessions de formation transverses
– Gère les inscriptions des agents en coordination avec les écoles
Pour l’ensemble des formations
– Organise et gère les formations au niveau administratif et financier : réservations, logistique,
bons de commande, conventions, convocations, accueil, factures, décisions,…
– Assure l’interface avec le service Finances
– Suit les budgets de formation
– Contribue à l’élaboration des bilans des formations
– Met à jour les outils de reporting (tableaux de suivi, engagements financiers) et le SIRHFormation
– Participe à la communication interne sur l’offre de formation à l’Institut

3.2 Assurer le support au recrutement du personnel de la Direction Générale de l’Institut
– Met en forme les descriptions de poste, sous la responsabilité du responsable du pôle
– Assure la diffusion des postes à pourvoir en interne et en externe
– Réceptionne les candidatures et les ventile sur les postes concernés
– Organise les entretiens de recrutement
– Prépare et envoie les réponses négatives

3.3 Mettre en œuvre les concours de Maîtres-Assistants et de Professeurs pour lesquels la
Direction Générale a compétence de gestion
– A partir des besoins recensés dans les écoles, établit les décisions d’ouverture de campagne de
recrutement
– Selon les demandes des écoles, saisit et organise la commission d’équivalence de diplômes et
établit les décisions ad hoc
– Etablit les décisions de constitutions des jurys
– Réceptionne les dossiers des lauréats, les vérifie et les transmet à la tutelle ministérielle pour
leur nomination ; établit les décisions de classement
– Assure le suivi du déroulement de toutes les campagnes annuelles
3.4 Activités diverses
– Participe à la mise en œuvre de la campagne des entretiens annuels de la Direction Générale, à
son suivi et à l’exploitation des contenus
– Participe à la mise à jour permanente des pages RH de l’Intranet en veillant à leur cohérence
– Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions
– Assure en tant que de besoin toute activité liée à ses compétences et nécessaire à la continuité
de service

4. FORMATION ET COMPETENCES
Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :
– Diplôme Bac + 2 ou équivalent, ou
– Diplôme Bac ou équivalent avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans, ou
– Expérience professionnelle ≥ 8 ans
Compétences, connaissances et expériences indispensables :
– Connaissance approfondie des outils bureautiques (Excel, Word,…) et expérience d’un
progiciel de gestion
– Connaissance du secteur de la formation continue du personnel et de la réglementation relative
à la formation continue du personnel dans les secteurs public et privé
– Savoir s’appuyer sur des textes réglementaires pour le respect des dispositions propres aux
activités concernées
– Capacité de rédaction, de mise en forme de documents divers (profils de poste, décisions,…)
– Capacité de suivi du déroulement d’opérations, capacité d’alerte en cas de difficulté,
Capacités et aptitudes :
– Qualités relationnelles avec des interlocuteurs de tout niveau
– Réactivité et sens des priorités
– Rigueur de gestion
– Autonomie
– Sens du service
– Capacité à travailler simultanément sur plusieurs dossiers
– Sens absolu de la confidentialité
– Capacité à travailler en équipe